Plantilla de recopilación de requisitos de ERP: lista de verificación y mejores prácticas
Odoo  ERP | SAP | NetSuite | Microsoft Dynamics

Al escribir esta lista de verificación de requisitos de planificación de recursos empresariales (ERP) le ayudara a elegir el sistema que más beneficiará a su empresa.

El sistema ERP correcto puede poner orden al caos, integrando y automatizando procesos comerciales, brindando beneficios como una mayor eficiencia y una mejor capacidad de respuesta comercial.  ¿ Como depender de un sistema ERP para administrar gran parte del negocio?

Es fundamental trazar cuidadosamente sus requisitos con anticipación para encontrar la solución adecuada. No escatime la debida diligencia, porque elegir el sistema ERP incorrecto puede ser un error costoso.

¿Qué es ERP y cómo funciona?


 El software de planificación de recursos empresariales (ERP) reúne las funciones comerciales centrales de una organización. ERP utiliza una base de datos compartida para respaldar y conectar múltiples actividades comerciales, con funcionalidad para contabilidad, administración de inventarios, procesamiento de pedidos y recursos humanos, entre otros.

Esto brinda a las organizaciones una fuente única de información precisa y puede ayudar a automatizar muchos procesos. Los sistemas ERP generalmente incluyen paneles y otras herramientas de informes que también brindan vistas digeribles y en tiempo real de la información de toda la organización.

¿Cuáles son las opciones de implementación de ERP?


Hay dos tipos principales de software ERP: basado en la nube y local. Las soluciones ERP basadas en la nube tienen un costo inicial más bajo porque las organizaciones no necesitan instalar hardware para usarlas. Los usuarios acceden a ERP basado en la nube a través de Internet en un navegador y estas soluciones generalmente se brindan mediante suscripción, un enfoque conocido como Software- como servicio (SaaS). Las implementaciones de ERP basadas en la nube también tienden a ser más rápidas y fáciles que las implementaciones locales. Con el ERP en la nube, el proveedor también actualiza automáticamente el software con nuevas versiones.

Con un sistema ERP local, las empresas asumen toda la responsabilidad de mantener y actualizar el sistema. Las empresas que eligen software local generalmente pagan una gran tarifa de licencia en el momento de la compra junto con tarifas de mantenimiento continuo en lugar de una suscripción.

Este tipo de implementación de ERP puede resultar atractivo para empresas con importantes recursos de TI y que están decididas a mantener sus datos en el sitio.

Algunas empresas desarrollan soluciones "propias" para administrar el negocio. Sin embargo, este enfoque se ha vuelto mucho menos popular con el tiempo a medida que un número creciente de proveedores lanza sistemas asequibles que pueden adaptarse a las necesidades de diferentes tipos y tamaños de empresas.

¿Por qué son importantes los requisitos de ERP?

Elegir la solución ERP incorrecta para su organización puede ser un error costoso, tanto en términos de dólares como del costo de oportunidad de perder los beneficios de la solución correcta.

Recopilar y priorizar los requisitos de ERP con anticipación lo ayuda a tomar una mejor decisión y reduce drásticamente las posibilidades de un proyecto fallido. El mapeo de los procesos comerciales y los requisitos correspondientes le asegurarán que elija un sistema ERP que no solo se ajuste a los objetivos actuales de su empresa, sino que también pueda evolucionar para cumplir con sus objetivos comerciales futuros.

Requisitos de ERP Recopilación de mejores prácticas

Para ayudar a navegar el proceso crítico de seleccionar el ERP adecuado para su negocio, tenga en cuenta estas tres P: personas, procesos y prioridades.

Personas: en primer lugar, debe incluir a las personas adecuadas al reunir los requisitos. Es importante que este equipo represente a cada uno de los departamentos a los que prestará servicio su sistema ERP. Normalmente, esto significa tener personal de ventas y marketing, finanzas, fabricación, cadena de suministro, TI y servicio al cliente.

Aunque es importante tener un enlace ejecutivo para cada departamento, incluir a los usuarios finales en este grupo puede ser particularmente valioso. Los usuarios finales tienen conocimientos prácticos y detallados que ayudan a lograr una implementación más sencilla, y su participación en la definición de requisitos puede ayudar a satisfacer las necesidades comerciales y obtener una amplia compra.

En el nuevo sistema cuando se implementa. Es mejor seleccionar personal que sea innovador, tenga una actitud positiva y pueda equilibrar sus necesidades individuales con los objetivos de la empresa. Algunas empresas también incluyen a personas ajenas a su organización en este equipo, como consultores de ERP, contratistas, especialistas en cumplimiento o inversores.

Procesos: uno de los objetivos principales de cada implementación de ERP es hacer que los procesos comerciales sean más simples y eficientes. Por eso es una buena práctica mapear los procesos existentes e identificar los casos de uso. Al hacerlo, evitará volver a crear esos mismos problemas en el nuevo sistema. Esto también ayuda a tomar decisiones

Los fabricantes comprenden si determinadas soluciones pueden satisfacer todas sus necesidades. Puede encontrar que un proveedor de ERP ha incorporado las mejores prácticas de la industria basadas en trabajar con otros clientes que son más eficientes que los procesos internos existentes.

Prioridades: una vez que el equipo ha desarrollado un conocimiento profundo de su estado actual, la empresa puede crear una imagen clara de su estado futuro deseado en función de los objetivos comerciales. Luego, la organización puede usar estos objetivos comerciales para establecer prioridades del ERP, siempre que sean específicas, medibles, alcanzables,

razonable y oportuno, a menudo denominado SMART. Por ejemplo, los objetivos SMART ( especifico, medible, alcanzable, relevante, temporal) para un sistema ERP pueden incluir disminuir el tiempo promedio de recolección y empaque de artículos en los almacenes.

Es igualmente importante priorizar qué módulos y características del sistema ERP necesita de inmediato. La mayoría de las empresas comienzan con finanzas y contabilidad porque el registro de transacciones es el núcleo del sistema ERP. Otras áreas como la gestión de recursos humanos o de inventario pueden implementarse junto con las finanzas, o las empresas pueden adoptar un enfoque por fases,

Agregando características y funcionalidades según sea posible, según las necesidades comerciales y los recursos disponibles. Dar prioridad a características específicas dentro de esos módulos lo ayuda a mantenerse enfocado en sus objetivos comerciales y evitar distraerse con características llamativas que pueden ser agradables, pero que no son esenciales, a las que a menudo se hace referencia como "alcance progresivo".

Lista de verificación de requisitos funcionales de ERP


El uso de una lista de verificación de requisitos puede ayudarlo a determinar qué módulos y funciones de ERP necesita su empresa. Esta lista de verificación incluye algunas de las funciones y procesos comerciales más comunes que los sistemas ERP necesitan para respaldar:

Contabilidad y finanzas: este módulo incluye todos los sistemas básicos de contabilidad y cumplimiento, como informes financieros, libro mayor, cuentas por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP), facturación, reconocimiento de ingresos y presupuestación.

Gestión del capital humano: el módulo HCM maneja todos los datos de los empleados y otra información de recursos humanos para los gerentes, el personal de recursos humanos y los empleados. Gestiona tareas como incorporación, beneficios, nómina, productividad, impuestos, seguimiento de tarjetas de tiempo y solicitudes de tiempo libre.

Fabricación y distribución: esta aplicación ayuda a las organizaciones a ejecutar todas las facetas de sus operaciones de fabricación, proporcionando visibilidad y análisis de extremo a extremo de todos esos pasos y procesos. Las características comunes incluyen control de producción, programación de distribución, análisis de calidad y gestión de almacenes.

Gestión de materiales: un módulo de gestión de materiales puede ayudar a optimizar los procesos de la cadena de suministro involucrados en garantizar que una organización tenga suficientes materiales para la producción planificada. Las características específicas del software de planificación de recursos de materiales (MRP) pueden incluir adquisiciones automatizadas, gestión de inventario y gestión logística.

Gestión de inventario y pedidos: una aplicación de gestión de inventario ofrece la funcionalidad necesaria para gestionar el inventario, lo que garantiza que haya suficiente inventario para satisfacer la demanda, al tiempo que reduce el riesgo de desabastecimientos y mantiene el stock actualizado. Por lo general, admite el seguimiento y almacenamiento de inventario, la gestión de precios, el comercio electrónico, entrada de pedidos y devoluciones de clientes.

Supply Chain Management (SCM): un módulo SCM automatiza y organiza todos los pasos desde la realización de un pedido con un proveedor hasta la entrega de productos terminados a un cliente. Las características incluyen pronóstico de la demanda; automatización de órdenes de compra, órdenes de trabajo y órdenes de transferencia; gestión de envíos; y gestión de garantías.

Gestión de relaciones con los clientes: un módulo de CRM rastrea y gestiona todos los contactos y la comunicación con los clientes. Puede capturar el historial de pedidos de los clientes, coordinar y automatizar campañas de marketing, administrar clientes potenciales y generar cotizaciones de ventas.

Inteligencia empresarial e informes: este módulo agrega una capa de herramientas de informes multifuncionales que proporcionan paneles y análisis. Estos proporcionan información valiosa sobre el desempeño de la empresa en general y los departamentos específicos, lo que ayuda a dar forma a las prioridades e informar las decisiones clave.

Otras consideraciones al elegir un sistema ERP


Además de considerar cómo el sistema ERP respaldará funciones comerciales específicas, también es importante centrarse en otros requisitos generales, como:

Experiencia en la industria: ¿El proveedor comprende los matices de su industria y tiene clientes similares a su empresa? ¿Pueden proporcionar referencias?

Integración: ¿Con qué facilidad se integra el sistema ERP con otras aplicaciones o hardware que utiliza para ejecutar su negocio, como los escáneres en los almacenes? ¿Tiene interfaces de programación de aplicaciones (API) abiertas que faciliten esas integraciones con soluciones comerciales o propias?

Implementación: ¿Qué tipo de implementación de ERP tiene más sentido para su negocio, dados sus recursos de TI, presupuesto y fecha de inicio deseada, basada en la nube o local? ¿Necesitará traer ayuda externa y qué tan difícil es encontrar personas con habilidades para implementar el software de ese proveedor en particular?

Soporte: ¿Cuánto soporte requiere el sistema? ¿Lo proporcionará el proveedor, se contratará a una parte externa o se contratará internamente? ¿Cómo difieren los costos entre esas opciones? ¿Existe una base de conocimientos de autoservicio y cuán sólida es? ¿A qué horas está disponible el personal de apoyo?

Capacitación: ¿Qué capacitación, esencial para la adopción del usuario y la realización del ROI, está disponible con este sistema? ¿Es una solución más fácil de usar que otra, y cómo afecta eso a la rapidez con la que la empresa ve estos beneficios?

Plataforma y personalización: ¿Qué tan fácil es trabajar con la plataforma en la que se desarrolló el sistema? ¿Se necesitarán habilidades especializadas para personalizar el sistema según sus necesidades únicas?

Ecosistema: ¿Tiene el proveedor un ecosistema sólido de socios que brinden experiencia en implementación y consultoría, así como soluciones complementarias, ya sea por industria o departamento, como intercambio electrónico de datos (EDI) o automatización de servicios de campo?



Odoo : revolucionó las operaciones comerciales digitales de The Jolly Savage