Sugerencias y mejores prácticas para la migración de datos de ERP

Sugerencias y mejores prácticas para la migración de datos de ERP

La migración de datos es un paso vital, pero a veces desafiante, en la implementación de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

En el corazón de cada sistema ERP hay una base de datos compartida que permite a los empleados de toda la organización confiar en el mismo conjunto de información coherente. Al implementar el software ERP , una organización tiene que mover datos de sistemas más antiguos a esta base de datos.

El proceso de migración de datos puede ser complejo y llevar mucho tiempo. Es importante planificar con cuidado y hacerlo bien: subestimar el tiempo y el esfuerzo necesarios puede retrasar toda la implementación del ERP. Y la precisión y la integridad de los datos transferidos es fundamental, porque muchas partes del negocio (satisfacción del cliente, toma de decisiones, cadena de suministro y relaciones con los socios) dependen de la base de datos.

¿Qué es la migración de datos?

La migración de datos de ERP es el proceso de transferir datos desde sus fuentes originales a la base de datos del sistema ERP. A menudo implica mover datos de una variedad de sistemas, formatos y tipos de almacenamiento diferentes a una estructura única y común.

Antes de la adopción de ERP, algunos departamentos pueden usar sistemas diseñados para respaldar solo sus funciones específicas, como aplicaciones independientes de contabilidad o recursos humanos, mientras que otros grupos pueden confiar en herramientas de uso general, como hojas de cálculo. Para garantizar una migración de datos exitosa, las empresas deben adoptar un enfoque metódico, que generalmente incluye inspeccionar, extraer, limpiar y transformar los datos de cada una de estas aplicaciones antes de importarlos a la base de datos.

Conclusiones clave

  • Los desafíos de la migración de datos incluyen problemas de tiempo, costo, redundancia de datos e integridad, apoyo de las partes interesadas y posibles problemas normativos.
  • Diseñar una estrategia clara de migración de datos de ERP es la clave para una implementación exitosa . Dedique un equipo a analizar los datos, realizar la migración y validar los resultados.
  • Las mejores prácticas de ERP incluyen iniciar el proceso de migración temprano para evitar demoras en la implementación de ERP y usar la migración como una oportunidad para eliminar datos históricos obsoletos.

¿Por qué la migración de datos es tan importante para la implementación de un ERP?

El proceso de migración de datos es fundamental para garantizar que los datos en el nuevo sistema ERP sean precisos y completos, lo cual es vital porque muchas personas en diferentes partes del negocio confiarán en esos datos históricos.

La migración de datos bien planificada puede ayudar a mantener todo el proyecto de implementación de ERP a tiempo y dentro del presupuesto. También es una oportunidad para eliminar los datos obsoletos y redundantes que acechan en los sistemas más antiguos de la organización. Por el contrario, subestimar la migración de datos puede causar problemas como datos inexactos o duplicados y desafíos para la fecha de lanzamiento.

Desafíos de la migración de datos

La migración de datos de ERP puede presentar una variedad de desafíos:

1. Redundancia e integridad de datos:

Varios departamentos pueden almacenar sus propias copias de información sobre los mismos clientes o productos, pero eso no significa que sus datos sean idénticos. Cada departamento puede categorizar los datos de manera diferente.

Por ejemplo, pueden almacenar nombres y direcciones de clientes en diferentes formatos o tener diferentes direcciones para el mismo cliente. Si simplemente importa todos los registros de cada sistema departamental a la base de datos de ERP, podría terminar con problemas como listas de clientes duplicadas o inexactas.

2. Costo de migración de datos:

El costo de extraer, limpiar y reestructurar datos puede sumar una parte significativa del presupuesto general de implementación de ERP. Incluso si simplemente está moviendo datos de un sistema ERP más antiguo a uno más nuevo, el costo de la migración de datos puede agregar entre un 10 y un 15 % al costo total del nuevo sistema, según un informe de ERP Focus.

3. Aceptación de las partes interesadas:

Los altos directivos de la empresa tienen muchas prioridades y es posible que la migración de datos de ERP no esté en la parte superior de la lista. Sin embargo, la aceptación desde arriba es necesaria para evitar conflictos internos. Como se mencionó, varias unidades pueden haber estado usando sus propios sistemas dispares relacionados con sus propias necesidades comerciales, y su personal puede estar acostumbrado a ingresar datos de una manera específica. El respaldo de la gerencia a menudo es necesario para garantizar que todos los grupos cooperen para producir un conjunto de datos único y consistente.

4. Asuntos regulatorios:

Un número creciente de regulaciones regionales y específicas de la industria afectan la forma en que las organizaciones pueden almacenar y usar datos. Al transferir datos, asegúrese de cumplir con esas regulaciones. Por ejemplo, una organización de atención médica deberá seguir las reglas de HIPAA que estipulan un período de retención de seis años para ciertos documentos. Mientras tanto, la nueva legislación, como el RGPD de Europa y la Ley de Protección al Consumidor de California, exige que las organizaciones conserven la capacidad de eliminar todos los datos personales de un consumidor a pedido, cada asunto regulatorio depende de leyes de cada país. 

4 pasos para crear una estrategia y un plan de migración de datos de ERP

Para guiar a la organización a través del proceso, a veces complejo, de mover sus datos al sistema ERP, es importante crear una estrategia de migración de datos ERP que abarque varios elementos clave.

1. Cree un equipo de migración:

Reúna a un grupo de personas responsables de decidir qué datos deben transferirse y cómo limpiarlos. El grupo de migración de datos generalmente forma parte de su equipo de implementación de ERP general y generalmente incluirá representantes de diferentes grupos comerciales que pueden proporcionar información sobre cómo sus grupos utilizan los datos.

2. Analizar y mapear los datos:

Examine los datos en cada uno de los sistemas de origen, en busca de redundancias e inconsistencias. El equipo de migración de datos deberá decidir cómo resolver esos problemas antes de importar datos al sistema ERP. En esta fase de la implementación, también deberá asignar los datos a la estructura de la base de datos del ERP, de modo que las herramientas automatizadas puedan importar la información.

3. Decida qué migrar:

Es posible que los sistemas más antiguos contengan información desactualizada: clientes que no han pedido en años, proveedores que han cerrado, datos sobre productos obsoletos. Los sistemas también pueden contener datos históricos sobre transacciones antiguas. Es posible que gran parte de esa información no se necesite en el nuevo sistema, por lo que puede almacenarla fuera de línea o en un sistema separado según sus políticas de retención de datos.

4. Migre, valide y pruebe:

Su nuevo sistema ERP puede incluir herramientas que ayuden a automatizar el proceso de importación de datos de los sistemas, aunque es posible que primero tenga que racionalizar los datos y, en algunos casos, convertirlos a una forma que el sistema ERP pueda reconocer. Antes de ponerlo en marcha, ejecute pruebas en sus datos migrados para cada grupo empresarial y aplicación ERP.

4 mejores prácticas de migración de datos de ERP

Seguir las mejores prácticas para la migración de datos de ERP puede ayudar a las organizaciones a evitar dificultades y mantener todo el proyecto de ERP encaminado. Aquí hay cuatro prácticas principales:

Priorizar la migración de datos. Es fácil subestimar el trabajo que implica la migración de datos. La migración de datos requiere mucho tiempo y puede retrasar toda su implementación si no planifica con cuidado. Es importante comenzar temprano y asignar suficientes recursos para asegurarse de que no se convierta en un cuello de botella. Cerca del comienzo de la implementación, comience a crear procesos para extraer y limpiar datos de los sistemas de origen.

Piense en un uso comercial más amplio de los datos. Antes de comenzar la migración, dedique tiempo a analizar minuciosamente sus datos existentes, pensando en cómo se utilizarán dentro del sistema ERP, asignándolos a la estructura de la base de datos ERP y configurando reglas para traducir los datos a la nueva estructura durante la migración. Una implementación de ERP es una oportunidad para obtener una mejor visión del negocio en tiempo real mediante el análisis de sus datos. Por lo tanto, al migrar, piense en cómo se utilizarán los datos para la toma de decisiones en toda la empresa, así como en cada departamento.

Asignar responsabilidad de gobierno de datos. Determine claramente quién posee qué datos y asigne roles a su equipo. Por ejemplo, el equipo deberá determinar qué versión de la información redundante del cliente es correcta y debe incorporarse al sistema ERP. Ahora también es un buen momento para designar a alguien con la responsabilidad general del cumplimiento de cualquier normativa que afecte a su empresa. Bajo nuevas regulaciones como CCPA y GDPR, un paso en falso puede ser costoso.

Sea selectivo con los datos. Es posible que sienta la tentación de acumular datos, importando cada pieza de sus sistemas anteriores al sistema ERP con la creencia de que puede ser necesaria algún día. Pero no todos los datos históricos deben ser inmediatamente accesibles o útiles. De hecho, importar todos los elementos de datos históricos puede ser contraproducente, ya que ralentiza el rendimiento del sistema y dificulta que los usuarios encuentren la información que realmente necesitan.

Si nadie en su equipo puede dar una razón convincente por la que necesitan ciertos datos en el nuevo sistema, es posible que no necesite migrarlo. Algunas empresas pueden optar por almacenar datos históricos que no migran en un sistema separado en caso de que se necesiten para análisis históricos u otros usos.

Consejos de migración de datos ERP

Las pruebas tempranas y frecuentes pueden garantizar el éxito de una migración de datos de ERP. Aquí hay algunos consejos:

Comience a probar el nuevo sistema con pequeñas cantidades de sus datos migrados lo antes posible y aumente gradualmente hasta obtener pruebas más completas con el tiempo.

Comience con subconjuntos representativos de clientes y pedidos, y luego amplíe gradualmente para cubrir todos los datos, aplicaciones y usos.

Revise su lista de verificación y ejecute pruebas en las que los usuarios realicen todos sus procesos diarios en el nuevo sistema; esto puede exponer problemas que de otro modo podrían pasarse por alto.














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