¿Qué es ERP ?

Las empresas en crecimiento finalmente llegan a un punto en el que las hojas de cálculo ya no sirven. Ahí es donde entra en juego el software de planificación de recursos empresariales: los sistemas ERP recopilan y organizan información comercial clave y ayudan a las organizaciones a ejecutar operaciones eficientes y eficientes, incluso a medida que se expanden.

La mayoría de los profesionales de negocios han escuchado el término "ERP", pero es posible que no sepan exactamente lo que los sistemas de planificación de recursos empresariales pueden hacer por sus equipos. Explicaremos exactamente qué es ERP, cómo funciona, qué puede hacer por su empresa, cómo elegir la solución adecuada y mucho más.

Siga leyendo para obtener respuestas a casi todas las preguntas que pueda tener sobre la planificación de recursos empresariales.

¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

En esencia, ERP es una aplicación que automatiza los procesos comerciales y proporciona información y controles internos, basándose en una base de datos central que recopila información de departamentos que incluyen contabilidad, fabricación, gestión de la cadena de suministro, ventas, marketing y recursos humanos (HR).

Cada negocio debe completar un trabajo que requiere numerosas partes interesadas con diversas responsabilidades. Pero eso es una lucha cuando la información necesaria para ejecutar procesos y tomar decisiones clave se distribuye en sistemas desconectados. Ya sea que los datos se almacenen en un software básico de gestión empresarial o en hojas de cálculo, los empleados tienen dificultades para encontrar lo que necesitan y es posible que no tengan acceso a él por completo. Por ejemplo, los equipos de contabilidad y FP&A podrían tener diferentes hojas de cálculo con diferentes cifras para el seguimiento de gastos.

Estas fuentes de datos dispares hacen que sea muy difícil mantener a todos en la misma página y dificultan la colaboración y la eficiencia, especialmente a medida que crece una organización. El personal pierde el tiempo buscando documentos y posiblemente duplicando el trabajo porque no hay un solo lugar para buscar información actualizada sobre todos los aspectos del negocio relevantes para ellos. Esto también dificulta ver la causa y el efecto total de los acontecimientos que afectan a su empresa.

Un sistema ERP resuelve este problema al recopilar información en una base de datos central para otorgar a los gerentes y empleados visibilidad entre departamentos. También elimina los problemas que surgen con las fuentes de datos en conflicto y les permite analizar varios escenarios, descubrir mejoras en los procesos y generar importantes ganancias de eficiencia. Eso se traduce en ahorro de costos y mejor productividad, ya que las personas dedican menos tiempo a buscar los datos necesarios.

El software ERP que está diseñado para satisfacer las necesidades de una empresa individual paga grandes dividendos, lo que convierte a estos sistemas en una herramienta fundamental para empresas de todos los sectores y de todos los tamaños. Muchas de las empresas más conocidas y exitosas del mundo se han apoyado en ERP durante el último cuarto de siglo. Ahora, este software se puede configurar y cotizar para satisfacer las necesidades de empresas de todos los tamaños.

En pocas palabras, un sistema ERP ayuda a unificar a las personas, los procesos comerciales centrales y la tecnología en toda la organización.

Conclusiones clave

• ERP es un software comercial crítico que recopila información de varios departamentos en una base de datos común, lo que permite a los líderes monitorear el pulso de una empresa utilizando una visión única de la realidad.
• Los sistemas ERP unifican funciones comerciales críticas como finanzas, fabricación, inventario y gestión de pedidos, comunicación con el cliente, ventas y marketing, gestión de proyectos y recursos humanos. Una característica importante son los análisis detallados y los informes de cada departamento.
• El ERP puede generar importantes ahorros financieros y de tiempo al brindar visibilidad en toda la organización que destaca los procesos manuales ineficientes y revela oportunidades de crecimiento.
• Hay varios modelos de implementación para el software ERP, incluidos los locales, la nube y los híbridos. Si bien el ERP en la nube se ha vuelto extremadamente popular en los últimos años, el mejor enfoque para cualquier empresa depende de sus necesidades.
• Las empresas deben asegurarse de comprender las capacidades, los modelos de implementación, los requisitos de integración y el costo total de propiedad de una breve lista de proveedores de software antes de elegir un ganador.

ERP explicado

La planificación de recursos empresariales, un apodo acuñado por la firma de investigación Gartner en 1990, puede ser un concepto confuso porque el ERP no es una aplicación independiente. Si bien ERP es una categoría de software comercial, los sistemas ERP comprenden varios módulos , cada uno de los cuales aborda un requisito comercial específico. Por ejemplo, las empresas basadas en productos suelen tener módulos para contabilidad, gestión de inventario y pedidos, gestión de relaciones con los clientes (CRM) y, si producen o ensamblan productos, fabricación. Las empresas de servicios pueden recurrir a módulos de contabilidad, gestión de proyectos, automatización de servicios profesionales y CRM.

Cada módulo extrae información y la envía a la base de datos central, que es un componente clave de un sistema ERP. Este repositorio de datos común brinda visibilidad de todos los departamentos y, por lo tanto, permite a los líderes evaluar y comparar el desempeño comercial de diferentes áreas y comprender el impacto total de las decisiones. También impulsa otros beneficios de ERP, como la automatización de procesos, controles internos mejorados e inteligencia empresarial más inteligente.

Hay dos enfoques principales para construir un sistema ERP. La primera es comprar software que pueda manejar cada una de estas funciones comerciales centrales, como contabilidad, ventas, inventario y fabricación de diferentes proveedores. Estas soluciones luego se integran con una base de datos central (el ERP). La segunda es comprar todos los módulos que necesita del proveedor de ERP y evitar integraciones ya que las aplicaciones ya están diseñadas para funcionar juntas.

Obtener la mayoría o todos los módulos ERP que necesita de un solo proveedor es la mejor opción para la gran mayoría de las empresas gracias a su simplicidad. La integración de estos sistemas dispares suele ser complicada y requiere un personal de TI considerable o un socio de servicios de TI, por lo que no tiene sentido para la mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas. Una vez que se configuran estas integraciones, requieren un mantenimiento continuo.

Una plataforma unificada, por otro lado, ofrece integraciones nativas entre módulos y una interfaz de usuario común a medida que los usuarios se mueven entre ellos. Esto facilita la implementación de ERP. La información fluye fácilmente entre los módulos para dar a los responsables de la toma de decisiones una visión completa de la empresa.

¿Por qué es importante el ERP para las empresas?

Los sistemas ERP se han convertido en apuestas de mesa para las empresas que buscan utilizar los recursos de manera inteligente. Pueden ayudar a los líderes a reasignar el capital humano y financiero o crear procesos comerciales centrales más eficientes que ahorren dinero sin sacrificar la calidad o el rendimiento.

Un ERP también es un activo cuando se trata de planificación y coordinación. Los empleados pueden ver el inventario actual disponible y los pedidos de los clientes en detalle, luego comparar los pedidos de compra de los proveedores y la demanda futura pronosticada. Si es necesario, pueden hacer ajustes para evitar problemas. El software ERP también mejora la comunicación y la colaboración porque los trabajadores pueden verificar el estado de otros departamentos para guiar sus propias decisiones.

Como una fuente integral de datos, un sistema ERP también proporciona una gran cantidad de informes y análisis que pueden marcar la diferencia para el negocio. Convertir una gran cantidad de información en tablas y gráficos que ilustran claramente las tendencias y ayudan a modelar los posibles resultados es una capacidad de ERP que los ejecutivos encuentran invaluable.

¿Cómo funciona un sistema ERP?

Los sistemas ERP funcionan utilizando una estructura de datos estándar definida. La información ingresada por un departamento está disponible de inmediato para los usuarios autorizados en toda la empresa. Esta estructura uniforme ayuda a mantener a todos en la misma página. Por ejemplo, digamos que una cadena local de distribución de alimentos tiene varias ubicaciones que a menudo comparten existencias y personal. A medida que los datos de calidad, ventas y empleados de estos sitios se introducen en el sistema ERP, se formatea para indicar de qué ubicación proviene.

Luego, los datos en tiempo real se entrelazan con los procesos comerciales y los flujos de trabajo en todos los departamentos. Los líderes pueden ver si una ubicación lo está haciendo significativamente mejor para evitar el deterioro que un sitio hermano en algunas ciudades y trabajar para descubrir por qué, mientras que las operaciones pueden asegurarse de que los niveles de personal se alineen con los patrones de tráfico. Finanzas puede comparar las ventas con los alquileres para ayudar a los ejecutivos a decidir si consolidar.

Los sistemas ERP brindan el mayor valor cuando una empresa tiene módulos para cada función comercial importante y garantiza la entrada de datos precisa y oportuna. Y cuantos más interesados ​​tengan acceso, mejor.

Cuando una empresa utiliza sistemas comerciales de múltiples proveedores, generalmente es posible realizar integraciones para que los datos fluyan automáticamente al ERP. Estos datos en tiempo real se pueden usar en toda la instancia de ERP para beneficiar cualquier proceso o flujo de trabajo.

Módulos ERPUn ERP consta de una serie de módulos diferentes : paquetes de características adaptadas a varios aspectos del negocio, incluidas las funciones administrativas y administrativas. Esto va mucho más allá de las finanzas y otras funciones fundamentales como la gestión de la cadena de suministro y la comunicación con el cliente. Aquí hay un desglose rápido de los módulos ERP más utilizados:

Finanzas. Un módulo de finanzas , la base de casi todos los sistemas ERP, administra el libro mayor y todos los datos financieros. Realiza un seguimiento de cada transacción, incluidas las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR), y maneja las conciliaciones y los informes financieros.

Obtención. El módulo de compras gestiona las compras, ya sean materias primas o productos terminados. Puede automatizar las solicitudes de cotizaciones y órdenes de compra y, cuando se vincula a la planificación de la demanda, minimizar la sobrecompra y la subcompra.

Fabricación. La fabricación puede ser complicada, y este módulo ayuda a las empresas a coordinar todos los pasos necesarios para fabricar productos. El módulo puede garantizar que la producción esté en línea con la demanda y monitorear la cantidad de artículos en proceso y terminados.

La gestión del inventario. Un módulo de gestión de inventario muestra los niveles de inventario actuales hasta el nivel de SKU y actualiza esos números en tiempo real. También mide métricas clave relacionadas con el inventario. Cualquier empresa basada en productos necesita este módulo para optimizar el stock disponible en función de la demanda actual y prevista.

Gestión de pedidos. Esta aplicación monitorea y prioriza los pedidos de los clientes de todos los canales a medida que ingresan y realiza un seguimiento de su progreso hasta la entrega. Un módulo de gestión de pedidos puede acelerar los tiempos de cumplimiento y entrega y mejorar la experiencia del cliente.

Gestion de almacenes. Un módulo de gestión de almacenes dirige las actividades del almacén, como la recepción, selección, embalaje y envío. Puede generar ahorros de tiempo y costos en el almacén al identificar formas más eficientes de ejecutar estas tareas.

Gestión de la relación con el cliente (CRM). CRM es un módulo popular para empresas en una amplia gama de industrias. Realiza un seguimiento de todas las comunicaciones con los clientes, ayuda con la gestión de clientes potenciales y puede mejorar el servicio al cliente y aumentar las ventas.

Automatización de servicios profesionales (PSA). Las empresas de servicios a menudo utilizan un módulo de automatización de servicios profesionales (PSA) para planificar y realizar un seguimiento de los proyectos, incluido el tiempo y los recursos que se dedican a ellos. Puede simplificar la facturación del cliente y fomentar la colaboración entre los miembros del personal que trabajan en un proyecto.

Gestión de la fuerza de trabajo (WFM). Un módulo de administración de la fuerza laboral (WFM) realiza un seguimiento de la asistencia y las horas trabajadas, y algunos también pueden administrar la nómina. Esta herramienta puede registrar el ausentismo y la productividad por departamento, equipo y empleado individual.

Gestión de recursos humanos (HRM). Un módulo de gestión de recursos humanos (HRM) o gestión de capital humano (HCM) es similar a un módulo de gestión de la fuerza laboral. Mantiene registros de empleados con información detallada, como PTO disponible y revisiones de desempeño, y puede descubrir tendencias de la fuerza laboral en varios departamentos o datos demográficos.

Comercio electrónico. Un módulo de comercio electrónico permite a los minoristas y marcas administrar el back-end y front-end de sus tiendas en línea. Pueden cambiar la apariencia del sitio y agregar y actualizar páginas de productos con esta aplicación.

Automatización de marketing. Este módulo gestiona los esfuerzos de marketing en todos los canales digitales (correo electrónico, web, redes sociales) y permite a las organizaciones optimizar y personalizar sus mensajes. Una herramienta de automatización de marketing puede aumentar los clientes potenciales, las ventas y la lealtad del cliente.

¿Cómo puede ERP mejorar o ayudar a una empresa?

ERP permite a las empresas identificar áreas del negocio con margen de mejora u oportunidades de expansión. La captación de usuarios es clave: cuantos más empleados tengan acceso, es más probable que los equipos detecten problemas, ya sea un aumento en la demanda de un determinado producto, envíos tardíos de un proveedor o una crisis de flujo de caja inminente. Los empleados pueden mitigar proactivamente el problema en la medida de lo posible.

Los ejecutivos generalmente se enfocan en los resultados: utilizan la información para lograr objetivos, como aumentar la eficiencia, reducir costos y responder a las necesidades cambiantes de los consumidores o las condiciones del mercado.

Para las unidades de negocios, el software ERP puede automatizar muchas tareas propensas a errores, como conciliaciones de cuentas, facturación de clientes y procesamiento de pedidos, y brindar la información que los equipos necesitan para operar de manera más eficiente.

Pero la verdadera belleza de ERP es que puede brindar una vista de 10,000 pies de la salud de la empresa e información detallada sobre un proceso específico o KPI no solo almacenando y organizando datos, sino también identificando patrones y marcando anomalías que requieren investigación. Inténtalo con una hoja de cálculo.

Otras ventajas comerciales:

Acceso a datos desde cualquier lugar: los empleados ya no necesitan revolver montones de papeles o archivos dispersos en un escritorio. Con ERP basado en la nube, un gerente de almacén puede iniciar sesión desde un dispositivo móvil mientras está en el piso de la tienda, o un vendedor puede verificar el inventario mientras está en el sitio del cliente.

La información siempre está actualizada: debido a que el sistema ERP recibe información continuamente de varios departamentos, se actualiza inmediatamente cuando se extrae el inventario, se registra un pago o se envían correos electrónicos a los clientes. Esto proporciona una gran ventaja porque los responsables de la toma de decisiones basan sus elecciones en datos actualizados al minuto.

Funciones y usuarios

Dentro de esas organizaciones, una serie de funciones laborales se benefician de ERP, que incluyen, entre otras:

• Finanzas/contabilidad: el equipo de contabilidad suele ser el primero en adoptar. Este grupo rastreará e informará sobre todas las transacciones y otra información financiera en el sistema, incluidas las cuentas por pagar (AP), las cuentas por cobrar (AR) y la nómina. Con ERP, los expertos en análisis y planificación financiera (FP&A), ya sea en una función independiente o como parte del departamento de contabilidad, pueden convertir datos financieros completos en pronósticos e informes sobre ingresos, gastos y flujo de efectivo.

• Cadena de suministro: los empleados centrados en las operaciones, un grupo que incluye agentes de compras, planificadores de inventario, gerentes de almacén y líderes sénior de la cadena de suministro, confían en el sistema ERP para garantizar un flujo fluido y continuo de mercancías desde el proveedor hasta el cliente. Cuentan con información precisa y detallada proporcionada por el sistema para optimizar los niveles de inventario, priorizar pedidos, maximizar los envíos a tiempo, evitar interrupciones en la cadena de suministro e identificar procesos ineficientes o manuales.

• Ventas y marketing: una solución ERP puede aumentar la productividad y generar mejores resultados para su equipo de ventas al automatizar la gestión de clientes potenciales y monitorear las interacciones que los prospectos tienen con su empresa. Los representantes pueden documentar discusiones y cambiar el estado de los prospectos a medida que avanzan en el embudo de ventas. Con esos mismos registros, el departamento de marketing puede automatizar y administrar el alcance en todos los canales, desde el correo electrónico hasta los anuncios gráficos y las redes sociales, y medir la efectividad de esos mensajes y canales para asignar mejor su presupuesto.

• Recursos humanos: el departamento de recursos humanos rastrea toda la información de los empleados y las tendencias generales de la fuerza laboral en el ERP. Puede encontrar rápidamente información de contacto, detalles de compensación y beneficios y otros documentos para cada empleado. Recursos humanos también puede monitorear métricas como retención por departamento, pago promedio por título, tasa de promoción y otras métricas para asignar mejor su propio personal y ayudar a los gerentes de línea de negocios.

Cuando necesite un ERP

Si bien el software ERP se diseñó inicialmente para empresas, como su nombre lo indica, las ofertas actuales de ERP de software como servicio (SaaS) basadas en la nube han reducido las barreras de entrada y han ayudado a innumerables empresas emergentes y medianas a aumentar su eficiencia, visibilidad y, en a su vez, rentabilidad.

Aquí hay algunos consejos para ayudar a determinar si ERP es para usted:

• Revise regularmente su tecnología actual y pregúntese: ¿Nuestra tecnología nos está ayudando o nos está frenando? Cuando los sistemas obsoletos o inadecuados introducen ineficiencias, enturbian las aguas de los datos o no pueden respaldar los cambios que la empresa desea realizar, es hora de buscar una nueva solución.
• Los datos inexactos son otra señal de que es hora de su primer sistema ERP o uno nuevo. Si sus datos no son confiables, no puede confiar en los informes y la información que genera, y eso es un gran problema.
• ¿Los errores causan problemas constantemente, ya sea enviando a los clientes artículos incorrectos o desajustes entre las órdenes de compra y la demanda? Un sistema unificado puede organizar sus operaciones y mejorar los procesos para reducir estos obstáculos.
• La dependencia excesiva del correo electrónico y las hojas de cálculo para recopilar y compartir información crítica es otro indicador de que necesita un ERP. Las hojas de cálculo requieren actualizaciones manuales frecuentes, lo que significa que a menudo están desactualizadas. Compartir datos confidenciales por correo electrónico plantea riesgos de seguridad reales y puede dificultar la búsqueda de lo que necesita.
• La falta de integración entre los sistemas es otra indicación de que está listo para ERP. El sistema puede eliminar las transferencias de datos manuales y las conexiones volubles al extraer información de todas las funciones comerciales clave en un solo lugar.

Si bien la compra y la implementación del software ERP conllevan costos, a menudo ofrece un rápido retorno de la inversión. Y hay ayuda disponible para aquellos que buscan construir un caso de negocios.

12 Beneficios de los Sistemas ERP

Las soluciones ERP de hoy en día tienen conjuntos de características que brindan innumerables beneficios a las empresas. Este software ha sido adoptado universalmente por casi todas las empresas de cierto tamaño porque genera mejoras reales. Si bien lo que una empresa individual ve como el mayor valor de esta tecnología variará, aquí hay ventajas universales clave que ofrece ERP:

1. Ahorro de costes. Quizás la mayor propuesta de valor de los sistemas ERP es que pueden ahorrarle dinero a su organización de varias maneras. Al automatizar muchas tareas simples y repetitivas, minimiza los errores y la necesidad de agregar empleados al mismo ritmo que el crecimiento del negocio. La visibilidad entre empresas facilita la detección de ineficiencias que aumentan los costos y conduce a una mejor implementación de todos los recursos, desde la mano de obra hasta el inventario y el equipo. Y con ERP en la nube, las empresas pueden ver rápidamente un valor incremental del software, más allá de lo que están gastando.

2. Visibilidad del flujo de trabajo. Con todos los flujos de trabajo y la información en un solo lugar, los empleados con acceso al sistema pueden ver el estado de los proyectos y el desempeño de diferentes funciones comerciales relevantes para sus trabajos. Esta visibilidad puede ser particularmente valiosa para los gerentes y líderes, y es mucho más rápida y fácil que buscar los documentos correctos y pedir actualizaciones constantemente a los colegas.

3. Informes/análisis. Los datos son útiles solo si las empresas pueden analizarlos y comprenderlos, y un ERP ayuda con eso. Las soluciones líderes tienen impresionantes herramientas de informes y análisis que permiten a los usuarios no solo realizar un seguimiento de los KPI, sino también mostrar cualquier métrica o comparación que puedan soñar. Dado que un ERP lo abarca todo, puede ayudar a una empresa a comprender cómo un cambio o problema con un proceso en un departamento afecta al resto de la empresa.

4. Conocimientos/inteligencia empresarial. Debido a que los ERP pueden acceder a datos en tiempo real de toda la empresa, estos sistemas pueden descubrir tendencias impactantes y proporcionar una amplia visión comercial. Esto conduce a una mejor toma de decisiones por parte de los líderes organizacionales que ahora tienen fácil acceso a todos los datos relevantes.

5. Cumplimiento normativo y seguridad de datos. Los estándares de informes financieros y las regulaciones de seguridad de datos gubernamentales y específicas de la industria cambian con frecuencia, y un ERP puede ayudar a su empresa a mantenerse segura y en cumplimiento. Un ERP proporciona una pista de auditoría mediante el seguimiento del ciclo de vida de cada transacción, incluido el cumplimiento de los flujos de trabajo de aprobación requeridos. Las empresas también pueden reducir la posibilidad de errores y problemas de cumplimiento relacionados con la automatización. El software ERP proporciona informes financieros que cumplen con los estándares y regulaciones, y las aplicaciones SaaS están bien equipadas para ayudar a las empresas a cumplir con PCI-DSS.

6. Gestión de riesgos. La tecnología ERP reduce el riesgo de varias maneras. El control de acceso granular y los flujos de trabajo de aprobación definidos pueden fortalecer los controles financieros y reducir el fraude. Además, los datos más precisos evitan errores que podrían provocar la pérdida de ventas o multas. Y, por último, la capacidad de ver el estado de toda la operación permite a los empleados manejar rápidamente los riesgos que plantean las interrupciones comerciales.

7. Seguridad de los datos. Los proveedores de ERP entienden que su sistema alberga datos críticos y confidenciales y toman las medidas necesarias para garantizar que sea seguro. Esta diligencia es más importante que nunca a medida que aumentan el volumen y la escala de los ataques cibernéticos. El software ERP en la nube administrado por el proveedor , en particular, utiliza protocolos de seguridad de vanguardia para garantizar que su empresa no sea víctima de un ataque dañino.

8. Colaboración. Los empleados son más efectivos cuando trabajan juntos. Las soluciones ERP facilitan el intercambio de información, como órdenes de compra, contratos y registros de atención al cliente, entre equipos. Derriba muros entre departamentos al brindar a los empleados acceso adecuado a datos en tiempo real sobre funciones comerciales relacionadas.

9. Escalabilidad. El sistema ERP adecuado será lo suficientemente escalable y flexible para satisfacer las necesidades actuales y futuras de su empresa. Los sistemas en la nube, en particular, se adaptan a cambios operativos mayores y menores, incluso a medida que aumenta la cantidad de datos que captura la organización y la demanda de acceso.

10. Flexibilidad. Si bien el software ERP ayuda a las empresas a seguir las mejores prácticas, también ofrece la flexibilidad para respaldar procesos y objetivos únicos. El sistema brinda a los administradores la capacidad de desarrollar flujos de trabajo específicos de la empresa y crear informes automáticos importantes para diferentes departamentos y ejecutivos. Un ERP potencia la innovación y la creatividad de su organización.

11. Personalización. Si bien la mayoría de las empresas descubren que los ERP modernos brindan soporte a sus negocios "fuera de la caja", algunas empresas necesitan agregar a la amplia funcionalidad integrada. Si tiene muchos procesos especializados, busque un sistema extensible que le permita a su integrador o al personal de TI escribir código que agregue las funciones necesarias o que pueda integrarse con soluciones propias o heredadas. Sin embargo, antes de tomar la ruta personalizada, eche un vistazo de cerca a sus procesos: la funcionalidad preconstruida y las configuraciones que admiten las soluciones ERP modernas se basan en las mejores prácticas recopiladas de miles de empresas. Trate de minimizar las personalizaciones.

12. Gestión de clientes y socios. Un ERP puede fortalecer las relaciones con los socios y clientes de una empresa. Puede proporcionar información sobre proveedores, transportistas y proveedores de servicios, y la nube permite un intercambio de información aún mejor y más conveniente. Cuando se trata de clientes, la solución puede rastrear respuestas de encuestas, tickets de soporte, devoluciones y más para que la organización pueda estar al tanto de la satisfacción del cliente.

6 desventajas de los sistemas ERP

A pesar de todo el valor que aporta ERP, existen desafíos que las empresas pueden encontrar al construir el caso de negocios para un sistema o implementarlo. Es importante ser consciente de estos posibles obstáculos antes de adoptar un sistema para que pueda prepararse adecuadamente y atenuar las dudas de las partes interesadas. Al mismo tiempo, tenga en cuenta que muchos de estos pueden evitarse creando un plan detallado y seleccionando el proveedor de ERP correcto.

Mientras se prepara para un proyecto ERP, tenga en cuenta estas preocupaciones:

1. Coste del sistema. Debido a que su compra, implementación y mantenimiento eran costosos, los primeros sistemas ERP solo eran accesibles para las grandes empresas. Sin embargo, ese no ha sido el caso durante más de dos décadas. Si bien los ERP aún requieren una inversión financiera y de tiempo, la tecnología se ha vuelto mucho más asequible gracias a los sistemas SaaS que cobran una tarifa recurrente y más soluciones diseñadas para pequeñas y medianas empresas que ingresan al mercado. Las organizaciones pueden usar herramientas para calcular los ahorros estimados después de uno y tres años, por ejemplo, para averiguar cuándo los retornos superarán los costos.

2. Necesidad de formación. Como cualquier nueva tecnología, ERP tiene una curva de aprendizaje. Cualquiera que vaya a usar el software, es decir, idealmente, la mayoría o todos sus empleados, requiere cierto nivel de capacitación. Aunque puede haber resistencia al principio, eso debería desaparecer a medida que las personas se den cuenta de cuánto les ayudará la tecnología. Los sistemas más nuevos que reciben actualizaciones frecuentes son más intuitivos y fáciles de usar, lo que reduce los requisitos de capacitación y aumenta la adopción.

3. Costos de conversión de datos. Al pasar a un nuevo ERP, es posible que deba convertir algunos datos a un formato que sea compatible con la nueva plataforma. Esto puede generar costos y demoras inesperados, así que revise sus bases de datos y trabaje con su equipo de TI o un socio de integración para identificar posibles problemas de compatibilidad de datos desde el principio. Luego, puede incluir los esfuerzos de conversión en el plan de implementación de ERP .

4. Complejidad. Un sistema ERP está repleto de funciones, y eso puede ser desalentador para su fuerza laboral. Pero el software disponible hoy en día es mucho más fácil de usar que los sistemas heredados porque los proveedores se han centrado en mejorar la experiencia del usuario. Además, los empleados solo necesitan acceso a los módulos y paneles necesarios para sus trabajos, lo que puede hacerlo más accesible. Una formación minuciosa debería moderar las preocupaciones sobre la complejidad.

5. Mantenimiento. En el pasado, el mantenimiento era un gran gasto que disuadía a las empresas de menores ingresos de adoptar ERP. Una empresa no solo necesitaba personal de TI para manejar los parches, la seguridad y las actualizaciones requeridas del sistema , sino que a menudo tenía que pagar al proveedor o a un proveedor de servicios externo por su experiencia. Esto es menos preocupante con un sistema SaaS porque el proveedor se encarga de todo el mantenimiento y mueve regularmente a todos los clientes a la última versión, y todo está integrado en el precio de la suscripción. Las empresas preocupadas por el mantenimiento deben investigar a fondo a un proveedor potencial para asegurarse de que ofrece un verdadero sistema SaaS administrado por el proveedor.

6. No resuelve problemas de políticas y procesos. Si tiene procesos propensos a errores o ineficientes, un ERP no necesariamente los solucionará, aunque puede aumentar la precisión. Sin embargo, puede descubrir problemas en sus operaciones y ayudarlo a pensar en mejores formas de hacer negocios. Lo mismo ocurre con las políticas que frenan a la organización: depende de usted ajustarlas y luego configurar el sistema para admitir mejores formas de hacer negocios.

5 características clave de los sistemas ERP

Entonces sabe por qué el software ERP es tan crítico para las empresas y los beneficios clave que les brinda. Pero, ¿qué es lo que hace que un sistema ERP sea un sistema ERP y lo distingue de otros tipos de software empresarial? Hay algunas características clave críticas para obtener el valor total de ERP, que incluyen:

1. Base de datos común. Muchas de las ventajas de un ERP provienen de una base de datos común que permite a las organizaciones centralizar la información de numerosos departamentos. Esta única fuente de datos en tiempo real elimina la necesidad de fusionar manualmente bases de datos separadas, cada una controlada por las funciones comerciales a las que sirven. Una base de datos común permite una visión coherente y transversal de la empresa.

2. UX/UI consistente. En todos los departamentos y roles, todos usan la misma interfaz de usuario (UI) y tienen una experiencia de usuario (UX) similar con un ERP. Los módulos para gestión de inventario , recursos humanos y finanzas tienen la misma apariencia y funcionalidad compartida, siempre que los obtenga del mismo proveedor. Esto aumenta la tasa de adopción del software y puede facilitar que el personal se traslade entre departamentos. Una experiencia de usuario y una interfaz de usuario coherentes también dan como resultado ganancias de eficiencia porque los usuarios pueden encontrar y comprender rápidamente la información de todos los rincones de la empresa.

3. Integración de procesos de negocio. Un ERP debe ser capaz de respaldar e integrar los procesos que hacen que su negocio sea exitoso, ya sea relacionado con la contabilidad, la gestión de la cadena de suministro o el marketing. La plataforma adecuada tendrá la capacidad de unificar un conjunto diverso de procesos: conectar flujos de trabajo que desempeñan un papel crucial en el éxito de la empresa aumenta la productividad y la visibilidad, y eso se traduce en costos más bajos.

4. Automatización. Otra característica básica del software ERP es la capacidad de automatizar tareas repetitivas como nómina, facturación, procesamiento de pedidos e informes. Esto reduce la entrada de datos manual y, a veces, duplicada, lo que ahorra tiempo y minimiza los errores. La automatización libera a su personal para que se concentre en trabajos de valor agregado que aprovechan sus conocimientos y habilidades especiales.

5. Análisis de datos. Uno de los aspectos más valiosos de un ERP es que rompe los silos de información. Cuando puede mezclar y combinar datos de casi cualquier parte de su negocio en informes detallados, descubre áreas que funcionan excepcionalmente bien y aquellas que no cumplen con las expectativas. Los líderes pueden analizar los problemas y ponerse a trabajar para resolverlos de inmediato.

Tipos de modelos de implementación de ERP

Varios modelos de implementación de ERP abordan las necesidades de diferentes organizaciones, y es importante comprender las características únicas de cada uno para que pueda identificar la mejor opción para su negocio. Hay algunos matices aquí, como múltiples versiones de implementación de "nube": no se trata solo de las instalaciones frente a la nube. Aquí hay una explicación de cómo funciona cada método y las diferencias clave entre ellos:

ERP local: con un sistema local, la empresa ejecuta el software en los servidores que posee y es responsable de la seguridad, el mantenimiento, las actualizaciones y otras correcciones. El mantenimiento generalmente requiere personal de TI interno con la experiencia necesaria. Durante muchos años, el ERP local fue la única opción, pero la popularidad de este modelo de implementación ha disminuido rápidamente en los últimos años, y el observador del mercado IDC predice caídas continuas (consulte el gráfico a continuación).

ERP basado en la nube : el ERP basado en la nube se ejecuta en servidores remotos administrados por un tercero. Los usuarios suelen acceder a un ERP en la nube a través de un navegador web, lo que les brinda una mayor flexibilidad: pueden profundizar en la información y los informes desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Existen múltiples opciones de implementación para ERP en la nube , incluida la nube alojada y la nube real.

Con una solución de nube alojada , una empresa compra una licencia pero la ejecuta en servidores remotos administrados por un tercero. Los servidores y otro hardware a menudo se alquilan a la empresa de alojamiento. Sus datos se almacenan en una nube privada como una instancia separada del ERP utilizado por una sola empresa. Su infraestructura no se comparte con otras organizaciones, razón por la cual esto a veces se denomina inquilino único. Esta configuración puede dar al cliente un mayor control sobre el software y permitir más personalizaciones, pero también genera más trabajo para la empresa. Piense en ello como un término medio entre el software local y el verdadero software en la nube.

Una verdadera implementación en la nube permite a las empresas pagar una tarifa a cambio del acceso a servidores y software que no tienen que administrar. Las soluciones SaaS ERP son una versión popular de una verdadera solución en la nube, ya que el proveedor maneja todo en el back-end, incluidos los parches y las actualizaciones. La verdadera nube también se conoce como multiusuario porque varias empresas utilizan la misma instancia de software y hardware. Esto reduce la necesidad de un equipo de TI interno y garantiza que la empresa siempre tenga la versión más actualizada y segura del software.

IDC estima que el uso de ERP basado en la nube se duplicará con creces entre 2019 y 2024.

ERP híbrido: el ERP híbrido combina elementos de implementaciones locales y en la nube. Un enfoque híbrido es el ERP de dos niveles, donde una corporación mantiene su ERP local en la sede pero emplea sistemas en la nube para las subsidiarias o ciertas oficinas regionales. Estas soluciones en la nube luego se integran con el sistema local. Otras empresas pueden recurrir a soluciones en la nube para ciertas necesidades comerciales mientras se quedan con sus sistemas locales para otras funciones. De cualquier manera, los sistemas en la nube deben estar vinculados a la plataforma local para garantizar un flujo constante de información, a menudo más fácil decirlo que hacerlo.

ERP de código abierto: al igual que otras aplicaciones de código abierto, el ERP de código abierto es una alternativa económica y, a veces, gratuita, adecuada para algunas empresas. Muchos proveedores de ERP de código abierto permiten que las empresas descarguen su software de forma gratuita y cobren una tarifa anual baja solo si el cliente desea acceso a la nube. Estas soluciones han mejorado, con interfaces web más modernas y una cantidad cada vez mayor de módulos, pero las empresas deben comprender lo que están asumiendo con un ERP de código abierto. El soporte del proveedor será mínimo, y las configuraciones y mejoras del sistema tienden a recaer en el cliente. Eso significa que necesita personal técnico con un conocimiento profundo de cómo desarrollar y configurar el software.

Sistemas ERP por tamaño de empresa

Los ingresos y/o el número de empleados es solo un factor que determina los requisitos de su ERP . Ningún sistema individual será el mejor para todas las empresas pequeñas, medianas o grandes, respectivamente. Pero hay características específicas para estos segmentos, así como modelos de implementación preferidos para cada perfil comercial, que analizamos a continuación.

ERP para pequeñas empresas: las pequeñas empresas deben planificar sus requisitos antes de comenzar una búsqueda para evitar el software que tiene muchas más funciones de las que necesitan. Esto mantendrá bajos los costos y reducirá la capacitación requerida para los empleados. Sin embargo, el sistema debe tener la capacidad de escalar y respaldar nuevas iniciativas a lo largo del tiempo, así como un proceso de implementación sencillo. Es por eso que el ERP en la nube es generalmente la mejor opción para las pequeñas empresas: tiene costos iniciales más bajos, una línea de tiempo de configuración más rápida y menos necesidad de recursos técnicos en comparación con las opciones locales o híbridas. La nube ofrece la escalabilidad para satisfacer las necesidades de la empresa a medida que crece, y el proveedor adecuado puede proporcionar módulos y funciones según sea necesario.

ERP para empresas medianas: las empresas medianas deben exigir una plataforma que pueda respaldar todas sus funciones comerciales con módulos especializados y, al igual que las empresas más pequeñas, seleccionar un proveedor capaz de escalar para satisfacer las necesidades futuras.

Debido a que muchas organizaciones medianas carecen de grandes equipos de TI, el software ERP en la nube también es muy popular en este segmento. Además de los gastos iniciales más bajos, las soluciones SaaS líderes pueden ser más fáciles de usar para una empresa que tiene una experiencia técnica interna limitada. Sin embargo, las medianas empresas que requieren numerosas personalizaciones o deben seguir políticas regulatorias que les impiden almacenar información en la nube pueden optar por implementaciones locales o un enfoque híbrido. Es más probable que este grupo tenga el capital financiero y humano para respaldar este modelo que las pequeñas empresas.

ERP empresarial: las empresas deben optar por un software que pueda admitir todos los componentes de sus negocios, lo que podría reducir rápidamente la lista de competidores. Las corporaciones requieren sistemas que puedan capturar, procesar e interpretar una gran cantidad de datos y manejar las demandas de muchas unidades de negocios.

El ERP local e híbrido que combina soluciones locales y en la nube es más común entre las empresas, simplemente porque es posible que hayan adoptado el ERP antes de que estuvieran disponibles los sistemas de nube puros. Si bien mover un ERP masivo a la nube puede ser una tarea que requiere mucho tiempo y recursos, más de las empresas más grandes del mundo están dando ese paso a medida que se dan cuenta de los beneficios y tratan de colocarse en una mejor posición para el crecimiento futuro. Algunas empresas también han implementado ERP de dos niveles , que utiliza una solución SaaS para partes del negocio y se integra con el ERP local principal.

Mejores prácticas de ERP

La mayoría del software ERP se basa en las mejores prácticas establecidas. El proveedor de software diseña flujos de trabajo y funcionalidades en función de su experiencia trabajando con cientos o miles de clientes y fomenta la mayor conformidad posible, aunque a menudo hay flexibilidad para ajustar los procesos.

Cumplir con las mejores prácticas estándar de la industria tiene importantes ventajas comerciales. Las empresas a menudo descubren que mejoran y modernizan sus procesos y, a su vez, maximizan la eficiencia operativa y evitan quedarse atrás de la competencia. Observar las mejores prácticas también ayuda a las empresas a cumplir con los estándares financieros clave. Los principales proveedores de ERP ofrecen versiones verticales específicas de su software que incorporan las mejores prácticas comerciales para cada sector.

Implementación ERP

Las implementaciones de ERP son proyectos importantes que, sin la preparación adecuada, pueden consumir mucho tiempo y dinero. Exactamente cuánto tiempo llevará este proyecto y cuánto costará dependerá de muchos factores, incluido el modelo de implementación, la estrategia de implementación , la complejidad del sistema, el tamaño de la empresa y los recursos dedicados a él.

Esta lista de verificación de implementación de ERP debería ayudarlo.

7 etapas de implementación

Al igual que con otras iniciativas, las empresas pueden evitar grandes desafíos si se toman el tiempo para crear un plan de implementación detallado . La preparación vale la pena.

Estas son las siete etapas clave de la implementación de un ERP:

1. Descubrimiento y planificación. Para comenzar, reúna un equipo multifuncional para determinar qué necesita exactamente la empresa de un sistema ERP. Este equipo debe identificar procesos ineficientes y otros obstáculos para el crecimiento del negocio.

2. Evaluación y selección. Ahora que el equipo tiene un documento de requisitos, es hora de evaluar las principales ofertas y seleccionar la plataforma que mejor pueda resolver los problemas existentes, satisfacer las necesidades de todos los departamentos y promover el crecimiento de la empresa.

3. Diseño. En esta etapa, el equipo de implementación determina si el sistema puede soportar los flujos de trabajo existentes y qué procesos pueden necesitar cambios. Este es también el momento de identificar las personalizaciones necesarias.

4. Desarrollo. Los profesionales técnicos internos y/o externos configuran el software para satisfacer sus necesidades definidas y comienzan a migrar los datos de la empresa a la nueva solución. Ahora también es el momento de decidir cómo capacitará a los empleados en el sistema y comenzar a programar sesiones y producir o adquirir los materiales de capacitación necesarios.

5. Pruebas. Este no es un paso que deba omitirse: es crucial asegurarse de que todo funcione como se espera y solucionar cualquier problema imprevisto. Incluya usuarios de toda la empresa cuando pruebe la plataforma.

6. Despliegue. Es hora de ir en vivo. A menudo hay contratiempos desde el principio, y las empresas deben priorizar la capacitación de los empleados para mitigar la resistencia al cambio. Algunas empresas optan por una implementación por etapas, mientras que otras impulsan todos los módulos a la vez.

7. Apoyo. Asegúrese de que los usuarios tengan todo lo que necesitan para aprovechar el nuevo sistema. Este es un proceso continuo y podría incluir configuraciones adicionales, a menudo con la ayuda del proveedor o consultores especializados.

Mejores prácticas de implementación

Sería engañoso etiquetar cualquier implementación de ERP como simple o fácil. Estos son proyectos que requerirán algo de tiempo y esfuerzo, pero algunos funcionan mucho mejor que otros. Ahí es donde entran en juego estas mejores prácticas de implementación : cumplirlas al comenzar su proyecto puede hacer que sea una mejor experiencia con menos problemas.

• Asegure un patrocinador ejecutivo: un proyecto crítico y de gran alcance necesita el apoyo de los principales líderes, idealmente varios ejecutivos que representen diferentes unidades comerciales.
• Comience a planificar temprano: deje suficiente tiempo para mapear los requisitos de ERP, priorizar tareas, identificar procesos que desea mejorar y evaluar varios proveedores.
• Comuníquese y colabore: la comunicación es esencial durante todo el proyecto, desde el descubrimiento hasta el desarrollo, la implementación y más allá. Solicite la opinión de los empleados de toda la organización para asegurarse de que el software ayude a todos en sus trabajos diarios.
• Establezca expectativas razonables: establezca un cronograma claro para cada etapa del proyecto, junto con los costos esperados y el tiempo requerido de empleados específicos. Asegúrese de que las partes interesadas entiendan que habrá obstáculos en el camino.
• Elija los mejores KPI: colabore con un grupo diverso de líderes empresariales para seleccionar los KPI más valiosos para la empresa que el sistema debe rastrear. Tenga en cuenta los objetivos generales de la organización.

Integración ERP

Prácticamente todas las organizaciones que estén considerando la implementación de un ERP tendrán sistemas que podrían ser reemplazados por módulos del ERP en consideración. Como tal, parte de la adopción de un sistema ERP implica determinar qué sistemas existentes se reemplazarán, cuáles se deben integrar y cuáles se dejarán solos.

Recuerde, cuanta más información ingrese al ERP, más valor obtendrá de su inversión, así que evite dejar los sistemas separados del ERP.

Decidir cuándo integrar los sistemas existentes con su ERP y cuándo reemplazar esos sistemas con módulos de su proveedor de ERP se reduce a tres consideraciones:

Primero, ¿el sistema existente está haciendo el trabajo que necesita que haga? Si no, entonces hay un buen caso para usar el módulo relevante ofrecido por su proveedor de ERP.

En segundo lugar, si el sistema existente es un guardián, ¿hay un conector disponible del proveedor de ERP, el proveedor del sistema existente o un tercero para que los datos fluyan entre el ERP y su sistema existente? Y si es así, ¿qué tan bueno es? La migración de datos es compleja. Estos conectores pueden hacer un trabajo decente al integrar sistemas de diferentes proveedores, pero la calidad y el compromiso con las actualizaciones pueden variar. Recuerde: las actualizaciones al ERP o al sistema independiente pueden romper los conectores o requerir un nuevo trabajo. En el peor de los casos, la falta de un nuevo conector podría descarrilar por completo los planes de actualización.

En tercer lugar, si existe un conector, ¿funciona en tiempo real y mantiene el flujo de todos los datos necesarios hacia y desde cada sistema? Algunos conectores funcionan en tiempo real, otros sincronizan los sistemas diariamente o semanalmente. Algunos mueven solo un conjunto limitado de datos entre sistemas y otros funcionan en una sola dirección, por ejemplo, desde un sistema de gestión de inventario al ERP. Si su equipo ha realizado amplias configuraciones personalizadas, es posible que el conector no conozca algunos tipos de datos.

Estas complicaciones potenciales resaltan la ventaja de usar módulos de un solo proveedor para administrar diferentes funciones comerciales. Siempre que sea posible, es una buena idea utilizar un proveedor para satisfacer sus necesidades. Esto evita todo el problema de las integraciones, ya que el proveedor crea estos módulos para que funcionen juntos. Un sistema ERP unificado no solo evita problemas, sino que también puede fomentar la adopción al aplanar la curva de aprendizaje.

Si decide mantener los mejores sistemas de su clase e integrarlos con su ERP elegido, tenga en cuenta que la verificación del funcionamiento correcto de los conectores se convertirá en parte de cada ciclo de actualización y que las personalizaciones extensas pueden causar problemas. Si su objetivo es automatizar las funciones administrativas con actualizaciones en tiempo real, la operación bidireccional es importante. Asegúrese de tener la experiencia, ya sea internamente o a través de un socio o proveedor, para mantener el flujo de datos.

Costo de ERP

El costo de un proyecto ERP varía ampliamente según el proveedor, los módulos y el modelo de implementación. En términos generales, los costos totales pueden oscilar entre menos de $10,000 al año y millones de dólares al año. Los precios de los sistemas ERP tienen en cuenta las necesidades del público objetivo, por lo que los creados para empresas emergentes y de alto crecimiento serán más asequibles que los utilizados por las empresas Fortune 500.

El ERP basado en la nube, y específicamente las opciones de SaaS, generalmente tienen costos iniciales más bajos que el software local porque no hay que comprar hardware ni contratar expertos en sistemas. Con una solución SaaS, el proveedor se encarga del mantenimiento y cobra a sus clientes una tarifa anual, a menudo por usuario.

El precio del ERP también variará según los módulos que necesite. Las soluciones pueden venir con una funcionalidad central para finanzas y gestión básica de inventario/pedidos, pero agregar módulos complementarios conlleva una tarifa adicional.

Con el software local, las empresas compran una licencia perpetua que es más costosa, pero es un gasto único. Al igual que con SaaS, el precio de este software variará según el tipo y la cantidad de módulos necesarios. Pero aquellos que seleccionan sistemas locales también pagan por los servidores y otra infraestructura para alojar el software, a menudo están obligados a pagar las tarifas de mantenimiento y es posible que necesiten reforzar su personal de TI. Un modelo híbrido podría ser aún más costoso, ya que requiere muchos de los recursos para respaldar el ERP local además de las tarifas de suscripción para las aplicaciones en la nube.

Finalmente, recuerde que los costos de ERP van más allá de la licencia. Al calcular el TCO de varias soluciones ERP, tenga en cuenta los gastos operativos y de implementación relacionados con la personalización, el mantenimiento, la capacitación, las actualizaciones y el soporte. Estos costos variarán de un proveedor a otro, así que haga su debida diligencia y haga muchas preguntas para obtener una estimación clara del desembolso total, tanto Capex como Opex.

Historia del ERP

Lo que ahora llamamos ERP comenzó en la década de 1960 con la invención de los sistemas de planificación de requisitos de materiales (MRP) . Los fabricantes usaban el software MRP para planificar los cronogramas de producción, asegurarse de tener todos los suministros necesarios para las corridas de producción y realizar un seguimiento del inventario terminado. Dos décadas más tarde, los proveedores de tecnología desarrollaron sistemas de planificación de recursos de fabricación, o MRP II. Si bien el software MRP II aún se dirigía a los fabricantes, ofrecía nuevas capacidades para mejorar la planificación de la producción.

No fue sino hasta la década de 1990 que ERP adquirió su identidad actual como una plataforma de gestión empresarial unificada . Esta tecnología innovadora reunió a todo el negocio, desde la contabilidad hasta el desarrollo de productos, la fabricación, el cumplimiento de pedidos y los recursos humanos, en una base de datos común. Estas primeras soluciones ERP tenían elevados gastos operativos y de capital. Las empresas necesitaban comprar servidores, contratar un equipo de TI con la experiencia adecuada y luego pagar la licencia y la implementación. Después de eso vinieron grandes facturas por mantenimiento y actualizaciones.

Si bien las soluciones ERP alojadas estaban disponibles a través de proveedores de servicios de aplicaciones, estos sistemas tendían a ser costosos y complejos.

Esto puso el ERP al alcance de las empresas más pequeñas, lo que a su vez estimuló el crecimiento y la rentabilidad.

Desde entonces, Cloud ERP ha despegado y ha impulsado gran parte de la innovación que hemos visto en las últimas dos décadas. Este modelo informático ha permitido a las empresas colaborar mejor tanto entre los departamentos internos como con los socios externos, generando nuevos conocimientos que ahorran tiempo y dinero a las empresas y las impulsan hacia adelante.

Futuro del ERP

Ahora que las empresas entienden los tremendos beneficios que vienen con un ERP, están buscando formas de mejorar el juego. Tecnologías como la inteligencia artificial (AI), la cadena de bloques, la realidad aumentada (AR) y el Internet de las cosas (IoT) están dando forma a las tendencias actuales de ERP . Muchas de estas tecnologías ya están integradas en soluciones ERP líderes en la industria.

La IA y el aprendizaje automático, por ejemplo, pueden automatizar las conciliaciones de cuentas y marcar transacciones que requieren una mirada más cercana. Esto ahorra tiempo al equipo de contabilidad y descarga una tarea que la mayoría no espera. La tecnología de aprendizaje automático mejora a medida que procesa más transacciones y puede ayudar a desarrollar pronósticos más precisos.

Blockchain empaqueta datos en un formato seguro y puede aumentar la transparencia entre las empresas en una cadena de suministro. Específicamente, puede mostrar el estado de productos específicos en detalle y crea un registro de auditoría en profundidad del viaje de un artículo desde la materia prima hasta el producto terminado. Esto también proporciona información de la que el ERP puede obtener información.

La realidad aumentada se ha afianzado en el comercio minorista, lo que permite a los consumidores colocar virtualmente una alfombra o una imagen en 3D de un mueble en sus salas de estar para tener una idea de cómo se vería antes de comprarlo. Todos los puntos de datos e imágenes necesarios para que AR funcione se pueden almacenar en el ERP.

Finalmente, más empresas están reconociendo el valor de los dispositivos IoT, como sensores, escáneres y cámaras, que pueden enviar información al ERP. Un sensor que monitorea el rendimiento de un equipo de automatización de almacén, por ejemplo, podría alertar a un gerente cuando la maquinaria comience a funcionar más lentamente. Eso podría ser una señal de que el equipo necesita reparación y la empresa puede intervenir antes de que se rompa e interrumpa las operaciones. Un rastreador IoT en un camión de reparto podría mostrar que los conductores están tomando rutas ineficientes y sugerir que siempre usen GPS.

Aparte de estas tecnologías de moda, más empresas buscan consolidar todas sus aplicaciones en una sola plataforma. Investigaciones recientes de Gartner revelan que el 40 % de las empresas de servicios unificarán procesos centrales como finanzas, RR. sistema ERP unificado, esto será cada vez más común.

Elegir el sistema ERP adecuado

Un ERP es un sistema comercial crítico que debe encajar con la forma en que opera cada empresa, por lo que no existe una plataforma "mejor". Las capacidades requeridas, el modelo de implementación preferido y el tamaño de la empresa afectarán su decisión al comprar un sistema ERP . Busque proveedores establecidos con registros probados de éxito trabajando con empresas en su vertical. Pregunta siempre por clientes de referencia, y consulta casos de éxito.

Las empresas también deben considerar la hoja de ruta del proveedor de software para tecnologías emergentes como IoT y blockchain.

Comience con los módulos fundamentales para su negocio y construya a partir de ahí. Las empresas a menudo comienzan con un módulo de finanzas para automatizar las tareas básicas de contabilidad y permitir que los líderes vean fácilmente el efectivo disponible y el flujo de dinero que entra y sale de la organización. Las empresas basadas en productos normalmente quieren digitalizar el inventario y la gestión de pedidos de inmediato porque eso puede generar ahorros rápidos y significativos en la adquisición, el almacenamiento y el envío. Una aplicación de comercio electrónico que se conecta al ERP es una prioridad para los vendedores que confían en este canal de ventas. Las organizaciones de servicios, por otro lado, pueden comenzar con una aplicación PSA (automatización de servicios profesionales) para simplificar el seguimiento de recursos y tiempo de los empleados y la facturación de proyectos.

Después de eso, un módulo de CRM es una inversión prudente porque puede mejorar las comunicaciones con los clientes, mientras que los módulos de gestión de la cadena de suministro para la fabricación, las compras y/o la gestión de almacenes pueden alinear mejor las compras y la producción con la demanda. Una solución de automatización de marketing integrada con el ERP para atraer y retener clientes a través de técnicas creativas puede ser otra adición lógica.

Las empresas con muchos empleados deberían agregar sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) /gestión de capital humano (HCM) lo antes posible para mejorar la experiencia de los empleados y ganarse la reputación de ser un excelente lugar de trabajo.

El sistema ERP "adecuado" para su empresa es el que satisface sus necesidades ahora y es lo suficientemente escalable para crecer con su negocio, con módulos y características que generan ahorros y lo ayudan a capitalizar las oportunidades.

Esta es una gran decisión, así que tómese el tiempo para evaluar minuciosamente todas las opciones.

Comprar e implementar una plataforma ERP solía ser intimidante, incluso abrumador. Pero las soluciones disponibles en la actualidad permiten a las empresas dar un paso a la vez y agregar lo que necesitan cuando lo necesitan. Nunca antes este software ha estado al alcance de más organizaciones y los líderes deben aprovecharlo. Un ERP se ha convertido en un juego de mesa para cualquier empresa que desee visibilidad e información para competir y ganar.